文件和档案的管理制度.docx

《文件和档案的管理制度》讲解了为了规范安全生产标准化规章制度、操作规程、生产责任制等体系文件的建设、完善及评审修订工作，确保档案的有效管理和控制，而制定的具体措施。该制度描述了体系文件在编制、修订评审时有章可循的要求，结合企业实际情况进行了详细规定。文件定义了标准化体系文件、制度以及档案的概念，并明确了各部门的职责，如办公室负责标准化体系文件的编制、发布、更新、审核，规章制度与操作规程的制定和校对，以及体系文件的管理存档；生产部则负责本部门相关制度文件的编制、修订和会签。制度还概述了文件和档案管理的流程，包括根据实际需要编制和完善体系文件、基于现有制度文件进行修订或补充新内容、确保文件内容与公司架构一致、文件编制修订后的会签手续、相关部门严格执行制度并对违反情况进行惩罚等环节。此外，审批权限方面，由部门经理、主管领导审核签字确认，总经理进行最终审批，办公室负责将文件报送存档备案。对于档案管理，规定文书档案按年度立卷归档，重要资料备份交档案室管理，档案柜需具备良好环境条件以确保安全，借阅者必须办理登记手续，外单位借阅需经公司领导同意，且明确规定了档案销毁流程。最后，在惩罚条款中，对不按规定擅自发布或执行、未制定规范性规章制度、文件内容不符或未按规定修订更新等情况设定了相应的罚款措施。

《文件和档案的管理制度》适用于涉及安全生产标准化相关的制度、文件、规程、档案等体系文件的控制和管理的企业。特别适合于那些希望规范内部文件管理，确保所有与安全生产有关的文档都能得到有效控制和利用的企业。具体而言，适用于公司的办公室和生产部等部门，这些部门需要遵循该制度来处理文件的编制、修订、审核、发布和存档等工作。同时，也适用于所有涉及到体系文件使用的员工，他们应按照规定遵守文件和档案管理的相关要求，确保各项工作有序进行。