文件和档案的管理制度.docx

文件和档案的管理制度1.目的为了规范标准化安全规章制度、操作规程、生产责任制等体系文件的建设、完善及评审修订工作，为了确保档案的有效管理和控制，体系文件在编制、修订评审时有章可循，结合我公司实际情况特制定本制度。2.适用范围适用于本公司与安全生产标准化相关的制度、文件、规程、档案等体系文件的控制和管理3.术语3.1、标准化体系文件：为了使企业安全生产标准化创建、实施、运行过程中及企业生产经营、管理范围获得最佳秩序，对安全生产规章制度、生产责任制、操作规程、程序文件、作业指导书等可以共同使用和重复使用的文件。3.2、制度：要求员工共同遵守的办事程序或行动准则。3.3 档案：过去和现在公司各项活动直接或间接的各种文字、图标、声像等不同形式的记录。4.职责4.1 办公室：4.1.1 负责标准化体系文件的编制、发布、更新、审核；4.1.2 负责规章制度、操作规程的编制、更新、发布；负责文件的核发和校对；4.1.3 负责各部门体系文件的发布（纸质发布或挂网公布）、实施、监督；4.1.4 负责体系文件、档案的管理、存档、备案和控制，是制度文档等文件的归口部门。4.2 生产部4.2.1 负责本部门相关制度文件的编制、修订、更新、评审和专业操作性、技术性文件的编制；4.2.2 负责本部门体系文件的会签。5.流程5.1 生产部根据标准化工作的实际需要，以更好的创建、实施、运行标准化工作为重点编制并完善各项标准化体系文件。5.2 在制定新的体系文件时，本部门如果有相关制度文件，负责部门需根据实际需要在原制度文件的基础山进行修订或新内容的补充更新。完全没有类似制度文件时，才可以编制新的制度文件，否则不予批准。5.3 制度文件内容涉及所有部门名称和职位的都要与公司安全生产组织架构保持一致.5.4 文件、档案的编制、修订的会签手续由部门负责起草会签手续后，交到分管领导进行审核，最后交由安全主要负责人进行批准。文档归口部门负责发布、存档备案、管理；5.5 制度、操作规程等体系文件发布后，相关部门必需严格执行，对于违反制度的情况，根据制度说明进行惩罚。6.审批权限6.1 审核：部门经理、主管领导审核签字确认；6.2 审批：办公室收到已审核的文件后交总经理进行审批；6.3 备案：办公室负责将修订或新建的标准化制度文件报送公司相关部门存档，控制文件等体系文件在本部门进行存档备案。7.档案的管理7.1 材料的归档7.1.1 文书档案按年度立卷归档，各职能部门工作中形成的材料在次年 2 月底以前全部移交到档案室（办公室负责）统一管理，重要的档案资料，备份后交由档案室管理；7.1.2 档案员对材料认真验收，确保文书材料的完整性；7.1.3 档案柜必须具备良好的卫生化境和防火、防盗、防潮、防尘、防高温、防污染等安全措施；7.1.4 档案必须排列整齐规范，便于查找。7.2 档案的借阅和使用7.2.1 借阅者必须办理借阅登记手续，填写文件档案借阅登记表，查阅完毕，尽快归还，以防遗失；7.2.2 公司之外的单位或个人借阅本单位档案须经公司领导同意，方可借阅。7.2 档案的销毁7.2.1 根据档案保管期限，五年前失去价值的档案在总经理批准下，办公室与生产共同组成鉴定、销毁小组对档案进行鉴定和销毁；7.2.2 销毁小组填写文件档案销毁登记表，并注明“已销毁”字样。8.惩罚8.1 不按本规定要求擅自进行发布或执行，对当事人及主管领导给与警告和罚款 200 元；8.2 实际需要制定制度，相关部门未制定规范性规章制度的，该部门负责人每次罚款 50 元；8.3 制度等体系文件与实际情况不符，或未按规定进行修订更新的部门，相关负责人罚款 100 元。9.附则9.1 本制度由办公室负责解释9.2 本制度自发布之日实施