办公用品及设备管理办法.doc

办公用品及设备管理办法办公用品及设备管理办法第一章 总则第 1 条 为规范办公用品及设备的采购、领取、使用、保管与维修，使之管理有序，责任明确，以便更好地服务于公司各项工作和降低办公用品及设备的使用经费，特制定本办法。第 2 条 本办法适用于公司办公用品及设备的管理。所指办公用品及设备包括：文具、纸张、文件夹等文案用品，办公桌椅、档案柜等办公用具，电话、传真机、电脑、打印机、复印机等办公器具设备，电视、空调、风扇、取暖器等家电设备。第 3 条 主要职责。1.集团行政管理中心主任：审核采购预算计划；监督指导集团总部物资用品的发放、保管和使用；审批、控制物资的采购、报废，确保符合采购流程与标准。2.集团采购主管：组织实施日常办公用品的采购及预算计划；采购总部打印机、复印机耗材等各类办公用品。3.集团前台/后勤管理员：负责办公用品、劳保用品、厨房用品、清洁用品的采购工作，并做好采购记录；负责对各类用品的领用、发放；建立各类用品管理台账并及时更新，保证账物相符。4.集团财务管理中心：负责审批采购计划和采购费用报销并监督采购。第二章 办公用品及设备的计划管理第 4 条 行政管理中心根据集团下达的办公用品及设备年度采购预算及各单位实际情况，分解并下达各部门年度办公用品及设备费用计划。第 5 条 各部门依据行政管理中心提供的明细清单填写办公用品及设备采购明细表，并于每月 3 号前（放假顺延三天）报行政管理中心。各部门要对申领人所需增配办公用品数量进行检查，不合规定或超出标准的予以驳回。第 6 条 行政管理中心于每月 5 号前（放假顺延三天）对各部门的办公用品及设备采购明细表汇总、审核，形成集团办公用品月度采购计划并据此实施采购。第三章 办公用品及设备的采购第 7 条 采购人员根据采购计划采购物品，要认真负责，坚持物美价廉，货比三家。在入库之前，确保物品的完好无损。如有损坏，属对方原因负责退还，属自身原因自行赔偿。第 8 条 供应商的选择。按照公平、公正的原则，采取公开比质、比价等方式择优确定供应商。1.为保证集团以较低的价格获得高质量的办公用品及设备，集团将先行择优选取 23 家实力较强的供应商经过同类（种）产品比质、比价后，各自提供其最具竞争力的产品品种及服务。2.引入竞争机制，要求供应商每季（月）提供最新的产品报价及样品，集团集中评定后及时调整各供应商的采购品种与数量。条件成熟时，再确定长期供应商。3.行政管理中心负责与供应商签订采购及服务协议。4.对于零星、低价用品，按便利原则择近、择优购买。第 9 条 采购。1.采购申请流程。单价500 元的：集团总部：员工发起集团业务中心负责人审批行政管理中心主任审批采购主管采购、分发财务管理中心备案行政管理中心归档。区域公司：办公室/综合部发起区域公司负责人审批区域公司办公室采购、分发区域公司财务部核查、备案财务管理中心备案行政管理中心归档。单价500 元的：集团总部员工发起或区域公司办公室/综合部发起集团业务部门负责人审批或区域公司负责人审批集团行政管理中心主任审批集团行政副总审批集团总裁审批采购主管采购、分发财务管理中心备案行政管理中心归档。2.单价超过 1000 元的办公用品及设备实行采购小组采购制度。采购小组由行政管理中心、财务管理中心、申购部门各派一人组成，原则上不少于两人。采购申请获得批准后，由采购小组按照货比三家、质优价廉的原则负责采购。3.采购的物品到货后，由采购主管持采购计划和购货发票连同采购的物品送交行政管理中心主任验收，验收无误后，填写一式三联的入库单，其中存根联由行政管理中心留存，记账联交付采购主管用于报销，回执联由前台/后勤管理员用于登记库房台账。4.采购的物品验收入库后，前台/后勤管理员应按其类别、品名分门别类码放整齐，并负责物品的完好无损，如有非正常情况的损坏，自行赔偿。5.各部门需自行购置一些急需的单价超过 500 元或者采购总额超过 500 元的办公用品，在征得集团领导同意后执行，购置后报销前到行政管理中心签字登记。第四章 办公用品及设备的领取第 10 条 集团的办公用品统一由行政管理中心保管和发放，各部门需使用办公用品的可按领用规定到行政管理中心前台/后勤管理员处领取。第 11 条 使用部门领用常规性办公用品应以旧换新，填写办公用品领料单（详见附件1），办理相关领用手续后，方可领取。第 12 条 办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪用私用，随意丢弃废置；严禁员工将办公用品带出公司私用。第 13 条 使用办公用品应以室为家，在日常工作中，提倡节约作风，物尽其用，不要大材小用，努力降低办公成本。第 14 条 精心使用办公设备，认真遵守操作规程，使用后及时关闭电源，避免人为对各种设备的损害。第 15 条 凡属各部门或部门内员工共同使用的办公用品和设备应指定专人负责