医药企业应收帐款管理制度.docx

医药企业应收帐款管理制度一、应收账款控制的两个重要指标为：信用额度、信用期。其中信用额度依据客户综合情况滚动制订（参见信用额度滚动制订实行办法） ，信用期统一规定：商业最高为三个月，直销医院最高为四个月。应收帐款采用权责发生制核算。二、分项管理制度：1、客户开户管理：1-1、对于新增客户，由销售代表填写“开户、授信申请表”并附上经过年检的营业执照（医院为医疗机构许可证） 、药品经营许可证、税务登记证，经各级业务经理审核后交会计部，会计部就所提供的证照予以复审，合格后予以开户，相关信息录入档案。1-2、新增客户原则上不授予信用额度，但业务部门认为该客户资信条件良好，可以赊销的，应在申请表上填写信用额度，经合格的法人或自然人担保，销售经理、销售副总裁、财务总监核决后方可授予信用额度。2、客户档案管理：2-1、所有客户均应提供客户档案，包括：客户全称、简称、公司地址、发货地址、电话、传真、开户行、税号、帐号、法人。2-2、客户更名时，须提供新旧公司同时盖公章的更名通知、新名称营业执照、药品经营许可证、税务登记证、股东构成，并出具由新公司承担原公司债务的申明。2-3、客户更改其它档案时，必须提供书面通知。2-4、客户的营业执照（或医疗机构许可证） 、药品经营许可证、纳税登记证每年更新存档一次，时间要求与客户的年协议同步。2-5、有关客户的所有档案信息、客户函证、对帐调节表、其他档案，全部由应收账款会计及时录入微机，档案文本整理完毕统一装订保管。3、应收帐款信用额度管理：3-1、公司信用额度依据客户发货、回款、外欠、地域情况等采用一定的计算公式，按季度滚动核定，年度则对所有客户予以全面修订。3-2、对追加信用额度的申请，由销售代表填写“开户、授信申请表”，并经各级经理、销售副总核准后交会计部，会计部将结合该客户的历史资料和核定额度予以对照，对超出核定信用额度的客户报财务总监核准。3-3 临时超信用额度或信用期限的发货，销售代表写签呈，经商业经理提呈，销售副总核准，财务总监签字后方可发货。4、销售合同管理：4-1、销售合同由销售代表整本领用，一次最多 2 本，交旧领新，领用者对合同的使用负全责，缴销合同必须整本交回，作废合同需联次齐全，遗失合同需上级商业经理签字确认。交回的合同必须为原件（红章） 。4-2、所有发货合同必须有供销双方盖章签字，合同内容必须填写齐全、清晰，不得涂改，销售人员不得替代客户签字、盖章，否则，合同一律退回。4-3、销售代表发生变动时，其已领用合同要办理移交手续或退回，否则，给公司造成的经济损失由其直接主管经理负全责，并对责任人予以处罚。4-5、对发货、开票或有其他特殊要求的，由业务人员在合同空白处醒目加注，否则视同一般原则处理。4-6、合同存根交至会计部后，与计算机中已发货合同核对，对合同存根件与传真件不符并给公司造成损失的由销售代表负责。检查后分办事处或分省装订存档备查。5、销售发票管理：5-1、 依据合同开具发票， 发货后其发票联、 抵扣联直接交给相关业务单位；有特殊要求寄往其他地址的需销售代表提出书面申请并保证发票安全。5-2、 销售代表将发票交与客户时要签收。6、应收帐款帐务管理：6-1、涉及应收帐款的发票、到款、冲帐费用要求当日入帐。发货、到款日报表、应收账款帐龄表等统计报表，每月二十号以前，每三天向相关人员发送一次（每月二十日后每天发送一次） 。6-2、每月三号之前，会计部将应收帐款帐龄分析表、预警分析表送交业务经理以供参考。并要求销售代表每月对自己经管的应收帐款签字确认，对异常情况和已发现的入帐错误应及时反馈给应收帐款会计。6-3、凡帐龄超过半年以上的欠款，由归管销售代表负担其相应利息（按贷款利率）的百分之八十，另外百分之二十上级经理、销售经理平均负担7、收货回执管理：7-1、从异地库发货的合同必须要有调拨单、客户回执。7-2、从客户处直接调货给其他客户的必须有调入客户的收条。7-3、 从公司直接发货并由公司汽运送货的由储运部门负责收全回执，会计部签收整理保管。7-4、 所有客户回执必须反映品种、 数量并加盖对方公章或业务章或仓储章，收货人签字并注明日期。7-5、其他方式发货给客户的，以运输邮寄部门的运单为回执，由储运部门保管存档。8、应收帐款函证管理：8-1、为了明确公司债权，会计部以每年 6 月末、12 月末应收账款余额为基准，分两次向客户函证。函证要求在发函基准日 60 天内回函，函证要求客户盖财务专用章，如往来帐在业务部门核算的可由业务部门盖章，但必须注明欠款构成。函证在规定时间不能传回会计部或印章不合格的将停止发货（货款在此期间已结清的除外） 。8-2、医院的应收帐款，一季度发函证一次，予以债权确认，若不能在次季度 30 日内盖财务专用章或院公章确认的停止供货。8-3、会计部在函证截至 10