客运专线有限责任公司档案管理暂行办法.docx

客运专线有限责任公司档案管理暂行办法第一章 总 则第一条 为贯彻中华人民共和国档案法 、 中华人民共和国档案法实施办法以及铁道部有关档案管理的规章制度，切实加强哈佳铁路客运专线有限责任公司（以下简称“公司”）的档案管理，制订本办法。第二条 本办法所称的档案是指公司在经营管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的各种形式、各种载体的文件材料。第三条 公司档案是公司自身发展的历史记录，是公司管理基础工作的重要组成部分，是维护公司经济利益、合法权益一项重要工作。第二章 档案工作机构及职责第四条 公司综合部设立档案室， 专人负责指导文件材料的收集、 分类、整理、立卷、归档工作，并对公司各部门的档案工作进行监督检查。第五条 公司综合部负责制定公司档案工作的规章制度和档案工作计划，并组织工作计划的实施。第六条 档案部门应借助先进的信息技术手段，为档案的保管利用提供便捷的服务，采用新技术、新设备来改善保管形式和检索条件，逐步实现档案管理信息化。第三章 档案管理要求第七条 档案工作涉及公司建设、经营管理活动的全过程，应建立健全档案鉴定工作的领导体系，成立档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组，明确档案工作分管领导，建立包括各部门纵向到底、横向到边的专兼职人员组成的档案管理网络体系，建立健全档案工作各项规章制度。第八条 根据国家集中统一、分级管理的规定，对科技、文书、会计、声像档案进行分类管理。科技档案由工程管理部管理，会计档案、各种合同由计划财务部管理，文书和声像档案由综合部管理。第九条 归档的文件材料，由公司各部门进行收集、整理，定期归档。凡是应归档的文件材料，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。第十条 归档的文件材料应齐全、完整、系统，准确地反映公司科研、工程建设、经营、财务管理等各项活动的真实内容；归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写和复印纸、热敏纸复写；归档文件材料必须纸质优良，线条、字迹、图像清晰，反差良好。第十一条 公司各部门应按规定对需归档文件材料进行系统、科学地分类、组合、排列和编目，并定期向档案室移交集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。工作人员调离工作岗位，应及时向档案人员办理归档文件材料的交接。文书档案类归档文件材料由公司各业务部门收集齐全后移交档案室整理、编目；人事档案由综合部负责整理、编目；基本建设档案、科学研究档案、设备仪器档案、会计档案、招投标档案等由相关业务部门设专人负责整理、归档。对归档的档案，应严格按照上级及行业案卷质量标准进行整理，按归档要求及时整理上架。第十二条 对机密档案、涉及公司自主知识产权的专利档案和涉及商业秘密的档案，要制定档案安全保密制度，切实加强安全保管，确保档案的绝对安全。第十三条 应采取科学的方法和手段加强档案保管工作，应设置专门的档案库房，购置足够的档案装具，档案库房面积应满足需要；要切实做好档案的防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防有害气体、防污染等工作，确保档案的安全防护和长期保存。第四章 文件的收集与归档第十四条 各部门要结合文件材料形成的流程、文件材料的专业内容特征等分类确定文件材料的收集和归档部门。（一）综合部：收文、发文、会议文件、电报、申请、企业章程、公司领导讲话、周报、简报、会议纪要、声像资料、照片（底片） 、专题报告、计划总结、大事记、会议记录、会议材料、人事干部管理及党群工作等文件材料，劳动合同、劳动工资、社会保险、福利待遇形成的文件材料，专业技术职务评聘形成的文件材料，干部教育与培训工作形成的文件材料，法律事务、公证工作形成的文件材料，由综合管理部专人负责收集、整理、归档，各部门有关人员要予以配合。（二）计财部：会计档案及验工计价、各种合同文本及文件、招投标文件、资金管理、成本价格管理和环境评价方面的文件材料，有关业务部门的兼职人员或特定专人负责收集、整理。（三）工管部：施工图、建设用地、征地拆迁、竣工文件、环境保护、三电迁改、地下管线、文物迁改、林地手续、初验等文件材料。（四）安质部：预可行性研究、可行性研究、初步设计、可研报告、试验检测报告、咨询监理及招标文件、质量安全、工作总结报告等文件材料。(五)物设部：甲供物资及设备招标等文件材料。第十五条 文件材料的归档要求综合部对收集来的零散的档案要进行系统、科学地分类、组合、排列和编目。公文办结后，公文起草部门应及时将公文原稿和有关材料送综合部管存，按年度进行分类整理，列清目录，立卷归档。个人不得保存应归档的公文。对不符合整理要求，不便于保管利用的案卷要进行加工。整理时要充分利用原有基础，按照文件之间的历史联系，分门别类，使整理出来的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管利用。文书档案按铁路归档文件整理规则 （办档200314 号） 、 电子文件归档与