公文管理办法.doc

公文管理办法公文管理办法第一章 总则第 1 条 为进一步规范公司公文管理，促进公文制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、标准化，确保国家、地方行业法规及公司政策、制度、工作指示、工作汇报等及时上传下达和跟进落实，提高行政工作效率和质量，制订本办法。第 2 条 本办法适用于公司所有公文的收发、阅批、分转与归档等整个过程的办理与控制。第 3 条 主要职责。1.集团领导：负责公文的审核、批示、签发等。2.集团企业管理中心：负责重要公文的起草、公文的审核、有关公文规范的制定；3.集团行政管理中心：负责公文的收发实施、传阅、督办、归档等。4.集团各中心：负责对相关收文的批办及本部门所发公文的起草与核稿等。第二章 公文的类别第 4 条 按照公文来源，将公文分为外来公文与内部公文两类。1.外来公文指政府部门、行业主管部门等外单位（转）发给公司的公文。2.内部公文指在公司内部使用的公文，包括集团下发的或下属各单位下发的规章制度、通知、通告、通报、任命、决定、计划总结报告、会议纪要和阶段性规定等。第 5 条 按照公文收发的单位层级方向，将公文分为上行文、下行文、平行文三类。1.上行文，指各单位向上级单位或公司职能管理部门请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问所用的公文，文种有“请示、报告”。2.下行文，指公司或公司职能管理部门向各单位下发的文件，文种有“指示、批复、通知、通报、决定、决议”等。3.平行文，指没有行政隶属关系或职能管理关系的各单位用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。第 6 条 按照公文的文种，将公文分为正式公文与非正式公文。1.正式公文包括：决定、通知、通报、管理办法、条例、规定等。2.非正式公文包括：会议通知、会议纪要、工作联络函、临时授权委托书、请示、报告、申请等。第 7 条 按照公文的保密等级划分，分为普通公文与保密公文。第 8 条 常见公文文种的选用。1.指示：领导对下级单位布置工作，阐明工作、活动的指导原则。2.决定：对某些重要事项做出决定和对重大行动做出安排。3.决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项。4.通知：传达上级的指示，要求下级办理或者知悉的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不隶属单位的公文，可带附件；对内部公布规章制度、人事任免以及其他需知照和共同执行的事项、计划、规划、规定等。5.通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。6.布告：对公众公布应当遵守或周知的事项。7.公告：向国内宣布重大事件。8.通报：表彰先进、批评错误、传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项。9.报告：向领导、上级单位汇报工作，反映情况；重要会议的发言稿。10.会议纪要：经营分析会、总结计划会、工作例会、专题会议等重要会议的内容纲要、规定事项和工作指示等。11.请示：向领导、上级单位请示某项工作中的重要问题、明确某项政策界限、审核批准某些重要事项。12.申请：向上级或同级别请求批准一般事项。13.批复：答复下级部门（单位）的请求事项。14.函：平行单位间联系业务、洽谈工作或知照相关方；向无隶属关系的有关主管部门（单位）请求批准和答复审批事项。第三章 收文管理第 9 条 收文主体及范围。1.公司外来公文的收文工作由行政管理中心负责。外来公文主要分为业务收文（含建设集团业务及其他业务）、党委收文、工会收文三大类。2.公司内部公文的收文工作由相关业务部门办理，对重要公文应转交行政管理中心归档（参见档案管理办法）。第 10 条 外来公文的签收。1.凡外来公启文件均由行政管理中心统一签收，并填写外部收文登记表。在签收和拆封时，要认真核对封口与邮戳。发现函件有异常应查明原因，做出相应处理。2.对于政府部门、行业主管部门等重要机构发来的机要文件要进行信封、文件、文号、机密编号的检查，发现问题要及时上报，并作异常登记。3.行政管理中心对各类收到的文件与资料进行分类编号，以利于统计和查阅。对政府来文、行业来文可作更细分类，并进行统一编号。第 11 条 收文批办流程（走 OA 流程），相关工作标准详见外部收文流程规范。1.建设集团收文：集团机要秘书收文登记行政管理中心主任填写办结时间总裁批示机要秘书发送传阅各部门领导批办机要秘书归档。2.党委收文：集团机要秘书收文登记行政管理中心主任填写办结时间行政副总裁审核党委书记批示机要秘书发送传阅各部门领导批办机要秘书归档。3.工会收文：集团机要秘书收文登记行政管理中心主任填写办结时间工会主席审核党委书记批示机要秘书发送传阅各部门领导批办机要秘书归档。第 12 条 收文批办注意事项。1.效率意识。为加速文件运转，行政管理中心人员应根据文件紧急程度与重要度，及时发起OA 流程；在领导批示后，督促各部门批办，并及时归档。2.保密工作。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，任何人不得将重要文件